「メールを処理する時間」を一日のスケジュールの中に決める

by tanabe on April 10, 2007

最悪の習慣は、朝一番に電子メールを読むことである。種々雑多なことで頭が乱されてしまう。朝は重要なことに集中し、昼までに一仕事終えるべきだ。
http://d.hatena.ne.jp/himazublog/20070408/1175994799

これに大いに同意。

ぼくも昨年の暮れくらいからメールの扱いを変えた。一日に決めた時間にだけメーラーを開いて読んで返信している。これでメールを読んでいない時間の作業効率(というより、密度)が大きく上がった。

朝からメーラーを開いていると、どうしても仕事の仕方がメールドリブンになる。これは降ってきた仕事を片付けるという形で、仕事の順が到着順になりやすく(順にやらないと返信ができないから)優先順位によるコントロールは効きにくい。一日の終わりに「なんだか一日中忙しく仕事をしていたけど、よく考えると何もしていない」ということが何度かあり、ぼくは仕事のやり方を変えることにした。

メールを貯めて処理する方式は、一度すべてのタスクを見ることができる点がよい。メールとして降ってきた仕事をすべて同じレベルから比べて、実際にどれから手をつけるかは別途その後の仕事の優先順位を整理してから決めればいい。

このやり方に変えてからすぐに気付いたことは、メールの返信の半分以上は必ずしも自分が頭を使って気にする必要のないものだということ。プロセスでもオブジェクトの生成でもいいが、何事も0から動き始めるまでが特にパワーを必要とする。一日に50通メールを受け取るとしたら、多少なりとも自分に関わるメールとしてそれらを随時処理していく労力というのは馬鹿にならない。ましてそれが何の価値も生み出さないならなおさらだろう。

ということで、「メールを処理する時間」を一日のスケジュールの中に取るのはおすすめ。もちろん、それ以外の時間はメーラーを閉じること。

今のところ、これで「本当に困った」と言われたことはない。いずれにせよ急ぎのときは電話が鳴るのだし。